Privacyverklaring

Privacyverklaring benFietsen B.V.

benFietsen B.V., gevestigd aan de Kelmonderstraat 55 te Beek is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegeven zoals is weergegeven in deze privacyverklaring.

Laatst gewijzigd: 11 - 11 - 2025 fiets@benvitaal.nl

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over wie je bent of die we met jou in verband kunnen brengen. Denk hierbij aan je naam en je e-mailadres. Persoonsgegevens zijn alle directe en/of indirecte gegevens waarmee je kunt worden geïdentificeerd.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van deelnemers (hierna: “Deelnemers”) die zich via de website of een actiepagina aanmelden voor deelname aan een project (hierna: “Project”) van benFietsen (zoals gaFietsen).

BenFietsen verwerkt persoonsgegevens die jij zelf verstrekt bij jouw aanmelding of registratie voor/van een Project. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Geslacht;
  • Voor- en achternaam;
  • Geboortedatum;
  • Adres, huisnummer, postcode en woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Lichaamslengte;
  • Jouw werkgever of de organisatie waar jij werkt;
  • Personeelsnummer (indien van toepassing);
  • Gegevens over de gekozen fiets of deelname aan het Project;
  • IP-adres en technische gegevens over jouw apparaat of browser.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Om alles omtrent het Project effectief te kunnen leveren en de kwaliteit van onze Projecten te waarborgen, is het noodzakelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. De verwerking van deze gegevens vindt plaats met de volgende doelen:

  • Uitgifte en beheer van fietsen in bruikleen: om jouw deelname aan het Project te registreren, een fiets voor jou te reserveren en te beheren gedurende de periode waarin jij de fiets in bruikleen hebt.
  • Communicatie: wij gebruiken contactgegevens om met jou te communiceren over jouw deelname aan het Project, bijvoorbeeld om herinneringen over de ophaal- of inleverdatum van de fiets naar jou te sturen.
  • Automatische meldingen en opvolging: je kunt automatische e-mails ontvangen, bijvoorbeeld een herinnering vóór het einde van de fietsperiode of verzoeken tot evaluatie van het Project.
  • Onderzoek en verbetering: voor geanonimiseerde analyses over mobiliteit, bereikbaarheid en gebruik van fietsen.
  • Contact over enquêtes of vervolgprojecten: We kunnen je benaderen voor deelname aan een evaluatie of onderzoek over jouw ervaring met het Project.
  • Compliance en veiligheid: Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder om de veiligheid van onze diensten en Deelnemers te beschermen.

De verwerking van persoonsgegevens binnen ons bedrijf is gebaseerd op de volgende grondslagen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

  • Gerechtvaardigd belang: Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Dit houdt in dat de verwerking noodzakelijk is om onze legitieme zakelijke belangen na te streven, waaronder:
    • Beheer en organisatie van projecten: het in goede banen leiden van een Project, inclusief registratie, planning, evaluatie en communicatie met Deelnemers en jouw werkgever (indien van toepassing);
    • Klantenservice en ondersteuning: het bieden van technische of administratieve ondersteuning bij deelname aan een Project, bijvoorbeeld bij aanmeldingsproblemen, vragen over het gebruik van de fiets en het aanmelden/registreren van (eventuele) schade en/of diefstal;
    • Optimalisatie van onze dienstverlening: het analyseren van deelname- en gebruiksgegevens om onze Projecten en communicatie te verbeteren;
    • Beveiliging en misbruikpreventie: het monitoren van activiteiten binnen onze systemen om misbruik, fraude of technische storingen te voorkomen.
  • Uitvoering van de overeenkomst: De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst met jou als Deelnemer uit te voeren. Zonder deze gegevens kunnen wij geen fiets reserveren en/of beheren en niet met jou communiceren over jouw deelname aan het Project. Denk hierbij aan:
    • het registreren en bevestigen van jouw deelname aan het Project;
    • het plannen van de ophaal- en inlevermomenten van de fiets bij de juiste fietsenwinkel;
    • het versturen van service- en herinneringsberichten;
    • het afhandelen van eventuele schade- of verliesmeldingen.

Doorgifte

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die expliciet genoemd staan in deze privacyverklaring en noodzakelijk zijn voor bovengenoemde doelen. De privacy en veiligheid van onze Deelnemers staat hierbij altijd voorop.

Om de deelname aan een Project mogelijk te maken, deelt benFietsen bepaalde persoonsgegevens met zorgvuldig geselecteerde partners (subverwerkers) die betrokken zijn bij de uitvoering van het Project. Deze doorgifte is noodzakelijk voor de praktische uitvoering van de proefweek en de dienstverlening aan Deelnemers. De partijen die direct betrokken zijn bij de uitvoering van het Project zijn onder andere:

  • De Fietsenwinkel waar jij de fiets ophaalt en inlevert;
  • De verhuurder van de fietsen, te weten Cycle Center
  • Optionele projectpartners, indien jij tijdens je aanmelding expliciet hebt gekozen voor deelname aan een project waarbij deze partij betrokken is.

Deze subverwerkingen zijn volledig geregeld in overeenstemming met de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij passende contractuele afspraken (o.a. Standard Contractual Clauses) zijn gemaakt om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Doorgifte binnen de Europese Economische Ruimte (EER)

Voor zover persoonsgegevens worden gedeeld met partijen binnen de EER, gebeurt dit uitsluitend met organisaties die gebonden zijn aan de AVG of aan een gelijkwaardig beschermingsniveau.

Doorgifte buiten de EER

Indien wij persoonsgegevens doorgeven aan partijen die gevestigd zijn buiten de EER, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt als er sprake is van een passend beschermingsniveau. Dit houdt in dat:

  • De Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen voor het betreffende land; of
  • Er gebruik wordt gemaakt van modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie; of
  • Er andere passende waarborgen zijn getroffen zoals bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules).

Ontvangers

Mogelijke ontvangers van jouw gegevens kunnen daarnaast zijn:

  • IT-dienstverleners;
  • Cloudopslag- of e-mailproviders;
  • Overheidsinstanties (indien wettelijk verplicht).

Wij maken met elke partij die in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt heldere, contractuele afspraken in een goedgekeurd (juridisch) document) waarin zij zich verplichten jouw gegevens te beschermen volgens de AVG.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen in beginsel géén besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit, zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG. Dit is dus niet van toepassing op onze dienstverlening.

Indien in de toekomst geautomatiseerde besluitvorming zou plaatsvinden die wél rechtsgevolgen of andere significante gevolgen voor jou heeft, dan zal dat uitsluitend gebeuren onder de voorwaarden zoals genoemd in artikel 22 AVG. Dit betekent dat:

  • Jij hierover vooraf en op duidelijke wijze wordt geïnformeerd;
  • Er altijd een mogelijkheid tot menselijke tussenkomst en herbeoordeling bestaat;
  • De logica van de besluitvorming, het belang en de verwachte gevolgen voor de betrokkene, inzichtelijk worden gemaakt.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Ons bedrijf bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. De gegevens worden bewaard zolang je deelneemt aan ons Project en tot maximaal 12 maanden daarna.

Wanneer de bovengenoemde bewaartermijnen verlopen zijn, zullen de betreffende persoonsgegevens op een veilige manier worden verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet meer naar jou te herleiden zijn. Indien er andere, specifieke bewaartermijnen worden gehanteerd voor bepaalde gegevens, zullen we dat expliciet met jou communiceren.

Het kan voorkomen dat bepaalde gegevens eerder worden verwijderd, bijvoorbeeld wanneer jij daar expliciet om vraagt en er geen wettelijke plicht is om de gegevens te bewaren.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden en zullen deze uitsluitend aan derden verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met de verwerkingsverantwoordelijke of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Jouw rechten onder de AVG

Als betrokkene heb je onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de volgende rechten:

  • Recht op inzage: Je hebt het recht om jouw persoonlijke gegevens die wij verwerken in te zien;
  • Recht op rectificatie: Je kunt een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens te corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn;
  • Recht op gegevenswissing: Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;
  • Recht op intrekking van toestemming: Als de verwerking op jouw toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming op elk moment intrekken;
  • Recht op bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons;
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid: Je hebt het recht om de persoonsgegevens, die je aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.

Voor het uitoefenen van deze rechten kan jij een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar fiets@benvitaal.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken, op dit verzoek.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen wij jou vragen een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Zoals gezegd: we reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken, op dit verzoek.

Klachten toezichthouder

Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: autoriteitpersoonsgegevens.nl

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via fiets@benvitaal.nl.

Beschermingsmaatregelen die wij hebben getroffen:

  1. Logische toegangscontrole, door bijvoorbeeld het gebruik van wachtwoorden;
  2. Beveiliging van computersystemen met firewalls, anti-virus programma’s en DDoS preventie;
  3. Logging en monitoring van systeemtoegang;
  4. Hosting binnen beveiligde cloudomgevingen, waar mogelijk zo veel mogelijk binnen de Europees Economische Ruimte (EER);
  5. Het hanteren van zo kort mogelijke bewaartermijnen;
  6. Het waar nodig versleutelen en pseudonimiseren van data (tijdens opslag en transport);
  7. Purpose-bound toegangsbeperkingen, bijvoorbeeld op basis van rol en functie binnen de organisatie;

Over deze privacyverklaring

De regelgeving op het gebied van privacy recht verandert regelmatig. Onze privacyverklaring houden we actueel en de meest recente versie is altijd te vinden op onze website. Wij kunnen deze privacyverklaring daarom altijd wijzigen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 11 - 11 - 2025.